Jeżeli decydujemy się na klasyczną formę nadawania planu lotu, należy wiedzieć w jaki sposób poinformować o tym fakcie odpowiednie organy ruchu lotniczego.
W Polsce funkcjonuje osiem Biur Odpraw Załóg (BOZ, lub ARO - ATS Reporting Office), które znajdują się na lotniskach kontrolowanych. Niektóre z nich działają całą dobę, inne zaś mają określone godziny operacyjne. Chcąc nadać plan lotu, należy skontaktować się z najbliższym czynnym Biurem Odpraw Załóg. Najlepszym sposobem (najszybszym i najwygodniejszym) jest wysłanie wypełnionego formularza planu lotu przez FAX. Jeżeli w danej chwili nie dysponujemy urządzeniem FAX, plan lotu należy złożyć dzwoniąc do Biura Odpraw Załóg i dyktując poszczególne jego punkty pracownikowi BOZ. Należy przy tym pamiętać, że kopia wypełnionego formularza planu lotu musi znajdować się na pokładzie statku powietrznego! Jeżeli plan lotu wysyłany jest przez FAX, dobrym zwyczajem jest zadzwonić do BOZ kilka minut po nadaniu w celu upewnienia się, że nasz plan został przyjęty.


Wskazówki dotyczące składania planu lotu (źródło: PAŻP):

Na loty VFR w przestrzeni klasy G nie ma obowiązku składania planów lotu. Wyjątek stanowią loty z przekraczaniem granicy państwowej, loty w strefie identyfikacji obrony powietrznej (ADIZ) oraz loty, których trasa choćby we fragmencie przecina przestrzeń kontrolowaną (czyli np. przecinające CTR, TMA, lub z naborem wysokości ponad FL95).

Na loty IFR w przestrzeni klasy G wymagane jest złożenie planu lotu. Składając plan lotu, należy zwrócić szczególną uwagę na kilka szczegółów:

  • Jeżeli start odbywa się z lotniska niekontrolowanego wg VFR, a dalej lot odbywa się jako IFR, w planie lotu powinno się zaznaczyć przepisy wykonywania lotu "Z". Podanie w planie lotu "I" spowoduje, że plan ten nie trafi za pomocą AFTN do FIS, a to może skutkować np. wydłużoną koordynacją z Obszarem czy Zbliżaniem, jeżeli planowane jest przejście do tych przestrzeni.
  • Przed startem należy skontaktować się z Biurem Odpraw Załóg by upewnić się czy z jakichś powodów plan lotu nie został odrzucony.
  • Jeżeli start opóźnia się o 30 minut i więcej, należy wysłać (np. dzwoniąc do biura odpraw załóg, za pośrednictwem którego składało się plan lotu) depeszę opóźniającą (DLA) żeby plan - jako "przeterminowany" - nie wypadł z bazy planów lotu.
  • Jeżeli na lot składany był plan, a lądowanie odbywa się na lotnisku niekontrolowanym należy zadzwonić do sektora FIS, z którym przed lądowaniem było się na łączności, lub do biura odpraw załóg (np. tego, za pośrednictwem którego składało się plan lotu) i zgłosić zamknięcie planu lotu podając czas lądowania.
  • Jeżeli start odbywa się z lotniska niekontrolowanego, a lot odbywa się za granicę lub będzie przebiegał przez przestrzeń kontrolowaną, nawiązując łączność z FIS należy poprosić o otwarcie planu lotu podając czas startu.


Poniżej podano numery telefonów do Biur Odpraw Załóg, pod którymi należy składać plany lotu, podawać informacje o opóźnieniu startu bądź  o lądowaniu. Godziny operacyjne podane według czasu UTC.


BOZ

WARSZAWA/Okęcie

H24

Gdańsk/ Rębiechowo

H24

KATOWICE/Pyrzowice

H24

KRAKÓW/Balice

H24
tel.

+48-22-574-7173

+48-58-348-1156

+48-22-574-7484

+48-32-284-5042

+48-22-574-7880

+48-12-285-6342

+48-22-574-7580

FAX

+48-22-574-7175

+48-58-340-7489 +48-32-284-5042 +48-12-285-6342
BOZ

POZNAŃ/Ławica

H24

RZESZÓW/Jasionka

05:00-21:00

SZCZECIN/Goleniów

05:00-21:00

WROCŁAW/ Strachowice

H24
tel.

+48-61-847-0001

+48-22-574-7380

+48-17-859-0840

+48-22-574-7680

+48-91-469-7959

+48-91-469-7934

+48-71-358-1372

+48-22-574-7780

FAX +48-61-896-7389

+48-17-859-0841

+48-91-418-2445

+48-71-357-6130